O objetivo desta área é fornecer várias ideias e dicas complementares para criar e organizar o seu espaço de trabalho remoto, identificando, ao mesmo tempo, os melhores métodos e as melhores ferramentas de comunicação para criar e consolidar boas relações com os seus colegas ou clientes e para adaptar as rotinas e os hábitos quotidianos para que o trabalho remoto seja um sucesso.
Quebra-gelo
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Duas verdades e uma mentira
Objetivo
Utilize este exercício no início, como uma atividade quebra-gelo. O objetivo de um exercício de quebra-gelo é ajudar as pessoas a sentirem-se mais confortáveis e ligadas umas às outras, particularmente em ambientes de grupo onde os indivíduos podem não se conhecer. Este exercício foi concebido para quebrar as barreiras sociais, criar um ambiente positivo, descontraído e incentivar a interação e a comunicação entre os formandos.
Número de formandos e duraçã
Embora este quebra-gelo seja aplicável a qualquer número de formandos, é particularmente eficaz com grupos de 10 a 20 pessoas.
O exercício dura entre 10 e 15 minutos.
Descrição para os formandos
“Vamos realizar uma atividade divertida que vos ajudará a conhecerem-se melhor! Vamos trabalhar nos seguintes passos:
Passo 1: Vou começar por partilhar três afirmações sobre mim. Lembrem-se, duas delas são verdadeiras e uma é falsa. Aqui estão elas (Por favor, prepare as suas próprias afirmações, duas que sejam verdadeiras e uma que seja falsa. As três afirmações seguintes servem apenas de inspiração):
• dou aulas há 10 anos;
• tenho um cão chamado Rocky;
• gosto de música pop.
Passo 2: Agora, é a sua vez de fazer-me perguntas do tipo “detetor de mentiras” para obter mais informações e descobrir qual das afirmações é falsa. Por exemplo:
• ensino: Onde ensinou? O que ensinou? Em que ano começou?;
• animal de estimação: Quantos anos tem o Rocky? O que o Rocky come? Onde é que o Rocky fica?
• música pop: Quem é o seu cantor preferido? Qual foi o último concerto a que foi?
Passo 3: Quando tiverem informação suficiente, façam uma votação no vosso grupo para determinar qual a afirmação que acham que é a mentira.
Passo 4: Agora, quero que se dividam em pequenos grupos de três a quatro pessoas. Cada pessoa do grupo deve partilhar duas afirmações verdadeiras e uma falsa sobre si própria. Os outros membros do grupo farão perguntas e votarão na afirmação que consideram ser a mentira.
Passo 5: Por fim, gostaria que cada grupo se apresentasse e partilhasse as suas conclusões com o grupo maior. Falem-nos das afirmações e das que identificaram como mentiras.
Para esta atividade, ser-vos-á fornecido um flipchart e um marcador”.
Métodos de formação recomendados
Resultados da aprendizagem
• os formandos são apresentados de uma forma agradável e cativante
• fomenta um ambiente mais descontraído e agradável, que aumenta o empenho nas atividades seguintes
• melhor comunicação entre os formandos, uma vez que estes têm a oportunidade de partilhar os seus pensamentos e ideias num ambiente amigável
• melhoria da colaboração e do trabalho em equipa, criando um sentimento de confiança e abertura entre os formandos
Introdução
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Etiqueta no trabalho remoto
Objetivo
O objetivo da introdução ao tema da Etiqueta no trabalho remoto neste Guia para Formadores é clarificar os conceitos-chave para os formandos e destacar as rotinas e hábitos diários mais importantes para o trabalho remoto.
Número de formandos e duraçã
Pode trabalhar com um máximo de 10 a 20 formandos.
A introdução pode durar cerca de 70 minutos, consoante o número de formandos.
Descrição para os formandos
“Para esta área, vamos discutir alguns conceitos-chave e fundamentos relacionados com a Etiqueta no trabalho remoto. Vamos também explorar o método Kanban e a técnica Pomodoro.
Em primeiro lugar, vamos abordar em conjunto as seguintes questões:
• Como definiria a etiqueta no trabalho remoto?
• Pode mencionar algum método ou técnica que facilite a organização do trabalho e a colaboração quando se trabalha remotamente?
• Quais são as rotinas e os hábitos diários mais importantes para trabalhar remotamente?
Agora, quero que formem pequenos grupos de três a cinco pessoas. Nos vossos grupos, gostaria que cada membro discutisse e desenvolvesse as questões anteriores. Partilhem as vossas perceções, experiências e ideias uns com os outros.
Após um debate aprofundado, encoraje cada grupo a apresentar e discutir as suas conclusões com o grupo maior.”
Métodos de formação recomendados
Após apresentar a Introdução, o formador pode dividir os formandos em grupos de 3-5 pessoas, dando-lhes uma cartolina, post-its e marcadores. O objetivo do exercício é criar um quadro Kanban. Cada grupo tem de criar um projeto, definir as fases do fluxo de trabalho e dividir o projeto em tarefas, indicando em que fase se encontram. Para este exercício, é necessário um pedaço de cartão por grupo, post-its de diferentes cores e marcadores.
Para terminar a sessão, o formador pode utilizar as seguintes perguntas:
• Que vantagens vê na utilização do método Kanban?
• Como o método Kanban o ajudou a identificar áreas de melhoria no seu fluxo de trabalho?
• Que desafios encontrou ao implementar o método Kanban e como os ultrapassou?
Resultados da aprendizagem
• compreender os conceitos-chave relacionados com a Etiqueta no trabalho remoto
• compreender a importância de adotar certas rotinas e hábitos para organizar o dia e reforçar a cooperação
• compreender estas rotinas e hábitos assim como as formas como os podem implementar
Estudo de caso
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Reuniões por videoconferência: boa etiqueta
Objetivo
O objetivo deste estudo de caso é comunicar a etiqueta das reuniões por videoconferência.
Uma boa etiqueta de videoconferência é essencial para uma comunicação eficaz e profissional no local de trabalho online. Ao comunicarem e praticarem uma boa etiqueta, os formandos podem garantir que as suas reuniões são produtivas, respeitadoras e colaborativas.
Além disso, ao seguirem a etiqueta da videoconferência, os formandos demonstram profissionalismo, valorizam o tempo e a atenção de cada um, reforçam a cooperação entre si e, de modo geral, criam uma impressão e uma atmosfera positivas.
Número de formandos e duraçã
Pode trabalhar com um máximo de 10 formandos.
Este exercício dura cerca de 60 minutos.
Descrição para os formandos
“Para esta área, primeiro quero dividir-vos em grupos de cinco elementos. A cada grupo, será dado um cenário específico para a vossa primeira videoconferência. Os cenários podem variar, como uma reunião com um cliente, uma reunião interna da equipa, uma entrevista online, etc. Terão cerca de 15 minutos para criar uma lista de verificação dos preparativos para essa videoconferência.
Para vos ajudar nesta atividade, peguem numa folha de papel e em alguns marcadores para o vosso grupo.
Uma vez terminado o tempo, cada equipa escolherá um representante para partilhar a sua lista de verificação com os outros grupos. A seguir, teremos um debate onde poderão comparar e discutir as diferentes listas de verificação.
Na fase final desta sessão, vamos fazer uma dramatização. Vou dividir-vos em grupos de três elementos e atribuir-vos salas diferentes. A vossa tarefa é prepararem-se para uma reunião online, com base na lista de verificação que criaram anteriormente. Depois, conduzam a reunião online entre vós. Terão cerca de 15 minutos para concluir esta dramatização.”
(Para facilitar este exercício, será fornecido a cada participante um computador portátil já equipado com uma ferramenta de videoconferência descarregada e uma reunião online organizada ou será pedido aos formandos que tragam os seus próprios computadores portáteis para a formação).
Métodos de formação recomendados
Para terminar a sessão, o formador pode utilizar as seguintes perguntas:
• Quais são os erros comuns que observou durante o exercício e como podem ser evitados na realidade?
• Como aplicou as boas práticas de etiqueta que aprendeu ao exercício?
• Quais algumas das estratégias que utilizou para manter os formandos empenhados e concentrados?
Resultados da aprendizagem
• compreender a importância de seguir uma boa etiqueta ao participar numa videoconferência
• compreender o que se deve e o que não se deve fazer
• compreender as regras de uma reunião por videoconferência
Boas práticas
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Clockify – uma ferramenta de controlo do tempo
Objetivo
O objetivo desta boa prática é apresentar aos formandos o Clockify, uma ferramenta de gestão do tempo
Uma gestão eficaz do tempo pode levar à redução do stress, a um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal e a um melhor desempenho profissional. Ao adotar boas práticas de gestão de tempo, os indivíduos podem aproveitar ao máximo o tempo disponível, atingir os seus objetivos e, em última análise, alcançar o sucesso tanto na sua vida pessoal como profissional.
Número de formandos e duraçã
Pode trabalhar com um máximo de 20 formandos.
Este exercício pode durar cerca de 45 minutos.
Descrição para os formandos
“Vou apresentar uma ferramenta de gestão do tempo online como uma boa prática de Etiqueta no trabalho remoto. Por favor, prestem toda a vossa atenção enquanto leio o texto em voz alta. Após a apresentação, faremos uma atividade para vos ajudar a familiarizarem-se com a ferramenta online.”
“Agora que já tem uma boa compreensão da prática, está na altura experimentarem a ferramenta online. Por favor, siga as instruções seguintes:
• abra a ferramenta online, clicando na ligação fornecida;
• após entrar na plataforma, registe-se com as suas próprias credenciais para criar a sua conta;
• reserve algum tempo para navegar na ferramenta e familiarizar-se com as suas caraterísticas e funcionalidades.
Lembre-se de que o objetivo desta atividade é ajudá-lo a sentir-se confortável e a saber utilizar a ferramenta online. Sinta-se à vontade para explorar e experimentar as várias funcionalidades.”
Métodos de formação recomendados
Após navegarem na ferramenta, pode ser pedido aos formandos que classifiquem de 1 a 10 a sua utilidade para o seu trabalho quotidiano. Por fim, pedir-lhes que justifiquem a sua classificação.
Para terminar a sessão, o formador pode utilizar as seguintes perguntas:
• Quais as caraterísticas específicas da ferramenta que considerou mais úteis?
• A ferramenta ajudou-o a identificar áreas em que poderia melhorar as suas competências de gestão do tempo?
• Achou a ferramenta fácil de integrar na sua rotina diária?
Resultados da aprendizagem
• compreender a importância da gestão do tempo
• familiarizar os formandos com uma ferramenta de gestão do tempo bem conhecida
• aplicar os conhecimentos e as competências adquiridas com a ferramenta às tarefas de trabalho quotidianas
Entrevista
Source:https://shorturl.at/jkm28
Gerolymos Zontos, Co-Fundador e Diretor Executivo da Best Cybernetics, Grécia
Objetivo
O objetivo desta entrevista é aprender com um líder experiente sobre como enfrentar os desafios do trabalho remoto e manter um ambiente de trabalho produtivo e profissional.work environment.
Número de formandos e duraçã
Pode trabalhar com 20 formandos.
Este exercício pode durar cerca de 60 minutos.
Descrição para os formandos
“Vamos começar esta sessão com uma atividade de dramatização interessante. Cada grupo fará uma entrevista utilizando o mesmo conjunto de perguntas de uma entrevista que já foi realizada. Um participante assumirá o papel de entrevistador, enquanto o outro assumirá o papel de entrevistado. O entrevistado será o cofundador e diretor-executivo de uma empresa de TIC. Durante a entrevista, certifique-se de que faz as perguntas e responde conforme as suas respetivas funções.
Durante a entrevista, certifique-se de que faz as perguntas e responde conforme as suas respetivas funções.
Quando as entrevistas estiverem concluídas, fornecerei a cada grupo a entrevista inicial do Diretor Executivo – ligação para o PR2 – Entrevista”.
Métodos de formação recomendados
Para terminar a sessão, o formador pode utilizar as seguintes perguntas:
• Discutam e comparem as vossas respostas com a entrevista que leram.
• Quais são as principais regras relativas ao trabalho remoto que observou? Mencionou outras regras na sua entrevista?
Resultados da aprendizagem
• identificar desafios e descrever estratégias para manter uma etiqueta adequada no local de trabalho e protocolos de comunicação em contexto virtual;
• informações valiosas e boas práticas para indivíduos e organizações que se adaptam à nova realidade do trabalho remoto.
Atividade
Source:https://shorturl.at/bdemW
Preparação do espaço de trabalh
Objetivo
O objetivo desta atividade é ajudar os formandos a criar um ambiente de trabalho que apoie a produtividade, a criatividade e o bem-estar geral no trabalho remoto. Especificamente, o objetivo é ajudar os trabalhadores remotos a criar um local de trabalho físico que seja confortável, organizado, livre de distrações e que promova o foco no trabalho, com a definição de objetivos e prioridades, a minimização do stress e a manutenção de uma atitude positiva
Número de formandos e duraçã
Pode trabalhar com um máximo de 20 formandos.
Este exercício pode durar cerca de 70 minutos.
Descrição para os formandos
“Para esta área, a nossa atividade inclui a criação de uma lista de tarefas para preparar o seu espaço de trabalho remoto. Para esta atividade, vamos utilizar imagens e cartões para representar cada tarefa. Estas tarefas podem incluir a colocação de uma cadeira confortável, a organização da secretária, a colocação de uma planta, etc. O seu objetivo será classificar cada tarefa com base na sua dificuldade e importância para criar um espaço de trabalho produtivo.
Partilharei consigo a lista de tarefas, com as imagens ou cartões correspondentes. Reserve um momento para analisar cuidadosamente cada tarefa e fazer a sua própria avaliação da respetiva dificuldade e importância. Pode utilizar um sistema de classificação de cinco estrelas, em que cinco estrelas indicam uma dificuldade ou importância elevada e uma estrela indica uma dificuldade ou importância reduzida.
Após classificar cada tarefa, reuniremos os resultados e discutiremos o assunto.
Agora, vou partilhar a lista de tarefas e encorajo-o a classificar cada uma delas individualmente. Demorem algum tempo a considerar a dificuldade e a importância de cada tarefa com base nas vossas próprias experiências e preferências.
Depois, discutiremos os resultados em grupo e trocaremos ideias sobre a razão pela qual determinadas tarefas foram consideradas mais difíceis ou importantes do que outras.”
Métodos de formação recomendados
Para terminar a sessão, o formador pode utilizar as seguintes perguntas:
• Quais foram algumas das conclusões mais importantes sobre a preparação do espaço de trabalho remoto?
• Aprendeu algumas dicas ou estratégias para a criação de um espaço de trabalho remoto que não tinha considerado antes?
Resultados da aprendizagem
• compreender a importância de criar um espaço de trabalho organizado e sem distrações quando se trabalha remotamente
• identificar formas de preparar o local de trabalho
Avaliação
Source:https://shorturl.at/avzTV
Questionário
Objetivo
O objetivo é avaliar o que os formandos aprenderam sobre pensamento positivo durante a exploração dos recursos desta formação.
Número de formandos e duraçã
No máximo trabalhar com 16 formandos.
Este exercício pode durar cerca de 90 minutos.
Descrição para os formandos
“Bem-vindo a esta autoavaliação individual onde irá testar os vossos conhecimentos.”
“Leia atentamente cada pergunta/exercício e responda/preencha de forma correta e adequada. Não se preocupes se não tiver a certeza de uma resposta. Escolha a resposta que lhe parecer mais plausível.
Podem levar o tempo que precisarem para fazer esta avaliação. Não há limite de tempo. Quando terminarem, apresente as suas respostas e verifique os resultados.
Boa sorte!”
Métodos de formação recomendados
Depois de todos os formandos responderem à autoavaliação, o formador pode ler cada pergunta em voz alta e pedir alternadamente aos formandos que digam as suas respostas e expliquem por que razão responderam dessa forma.
Antes do debate, o formador pode, opcionalmente, pedir aos formandos que se juntem em pares e verifiquem uns com os outros se deram as mesmas respostas às perguntas, para promover a reflexão sobre as mesmas.
Resultados da aprendizagem
• identificar a forma de adotar o pensamento positivo na vida profissional diária
• explicar a importância do pensamento positivo no trabalho
• avaliar o seu próprio nível de competências em matéria de pensamento positivo
Recursos adicionais
Trabalhar eficazmente a partir de casa: Remote Work Etiquette by Intellezy Learning | www.youtube.com/watch?v=BKVQQe1DHLY
Trabalhar em casa: 10 dicas para se manter motivado e produtivo, por CareerAddict | www.youtube.com/watch?v=Sv0_1pEfhWI
Dicas de rotina para trabalhar em casa: Como ser produtivo e bem-sucedido no seu trabalho remoto by Indeed | www.youtube.com/watch?v=ZIbaOzwmQtc
12 regras de etiqueta para reuniões por videoconferência que precisa de conhecer, por Achieving Excellence – Level Up Your Life | www.youtube.com/watch?v=SGjOBS7cu0E
Trabalhar em casa: como configurar o seu espaço de trabalho, por Thomas Frank | www.youtube.com/watch?v=tMTxikrSe8g
