Σκοπός αυτού του τομέα είναι να παρέχει μια επισκόπηση σχετικά με τον τρόπο διαχείρισης και επικοινωνίας κατά την υλοποίηση ενός έργου με απομακρυσμένους εργαζόμενους (είτε πρόκειται για την οργάνωση μιας ομάδας που εργάζεται δια ζώσης αλλά μοιράζεται αρχεία στο drive, είτε για μια ομάδα που εργάζεται από διαφορετικά μέρη του κόσμου). Προτείνουμε να ξεκινήσετε αυτή την ενότητα με ένα Ice-break και μια εισαγωγή στο θέμα. Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε από τα τρία εργαλεία που παρουσιάζονται, τη μελέτη περίπτωσης, την ορθή πρακτική και τη συνέντευξη. Συνιστούμε να ολοκληρώσετε την ενότητα με τη Δραστηριότητα και την Αξιολόγηση.
Ice-break
Source:https://shorturl.at/imCFG
Πού στον κόσμο/στη χώρα βρίσκεστε;
Σκοπός
Στόχος αυτής της ice-break άσκησης είναι να βοηθήσει τους συμμετέχοντες να εξοικειωθούν μεταξύ τους και με το περιβάλλον στο οποίο εργάζονται ή μαθαίνουν. Δημιουργεί μια ατμόσφαιρα εμπιστοσύνης και συνεργασίας βοηθώντας τους συμμετέχοντες να γνωριστούν καλύτερα μεταξύ τους, μειώνοντας το άγχος και ενθαρρύνοντας τη συμμετοχή. Μπορεί επίσης να παρακινήσει και να ενεργοποιήσει την ομάδα, να ενισχύσει τη δημιουργικότητα και να τραβήξει την προσοχή όλων.
Αριθμός συμμετεχόντων και διάρκεια
Ιδανικά, εργαστείτε με 3 έως 30 συμμετέχοντες. Εάν έχετε περισσότερους συμμετέχοντες, προσθέστε περισσότερο χρόνο, περίπου 1 λεπτό για κάθε επιπλέον άτομο. Εάν δεν έχετε συμμετέχοντες από διαφορετικές πολιτείες ή πόλεις, χρησιμοποιήστε τα ίδια μοτίβα για την παρουσίαση. Εάν οι συμμετέχοντες είναι από την ίδια πόλη, ζητήστε τους να περιγράψουν τις αγαπημένες τους τοποθεσίες.
Η άσκηση αυτή διαρκεί περίπου 15 – 20 λεπτά. Εξαρτάται από το μέγεθος της ομάδας. Δώστε λίγο χρόνο στους συμμετέχοντες να προετοιμάσουν την απάντησή τους (2 – 3 λεπτά) για να παρουσιάσουν τον τόπο από τον οποίο εργάζονται.
Περιγραφή για τους συμμετέχοντες
“Καλημέρα σε όλους! Ξεκινάμε την πρώτη μας εικονική συνάντηση με μια νέα ομάδα, πιθανότατα να μην βρίσκεστε όλοι στην ίδια πόλη ή περιοχή (ή ακόμα και χώρα). Έτσι, για να γνωριστούμε μεταξύ μας εν συντομία, ας περιγράψετε την πόλη ή την κωμόπολη όπου ζείτε, και ας αναφέρετε κάτι που θεωρείτε εμβληματικό για τον τόπο σας, ένα συγκεκριμένο πολιτιστικό γεγονός ή ακόμη και μια συγκεκριμένη συνήθεια που έχουν αναπτύξει οι ντόπιοι. Το σημαντικό είναι ότι αυτή η εμβληματική πρακτική ή ο τόπος πρέπει να περιγράφει μια πτυχή της προσωπικότητάς σας. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχουμε την ευκαιρία να γνωριστούμε μεταξύ μας μέσα από την αφήγηση του τόπου όπου ζούμε. Θα ξεκινήσω εγώ λοιπόν.”(Ο εκπαιδευτής ξεκινά με τον τόπο του, ως παράδειγμα, και στη συνέχεια ζητά από τους συμμετέχοντες να συνεχίσουν με τον δικό τους).
Προτεινόμενες μέθοδοι κατάρτισης
Ο εκπαιδευτής μπορεί να χρησιμοποιήσει τις ακόλουθες ερωτήσεις:
• Πόσο άνετα αισθανθήκατε με την icebreaker άσκηση ;
• Σας βοήθησε η άσκηση να νιώσετε πιο άνετα στην ομάδα;
• Υπήρχαν πτυχές της άσκησης που σας φάνηκαν δύσκολες ή άβολες;
Μαθησιακά αποτελέσματα
• Οι συμμετέχοντες θα είναι σε θέση να συστηθούν σε άλλους σε ένα ομαδικό περιβάλλον.
• Οι συμμετέχοντες θα έχουν την ευκαιρία να εξασκηθούν σε δεξιότητες ενεργητικής ακρόασης.
• Οι συμμετέχοντες θα είναι σε θέση να εντοπίσουν τα κοινά σημεία μεταξύ των μελών της ομάδας.
• Οι συμμετέχοντες θα αποκτήσουν αυτοπεποίθηση στο να εκφράζονται μπροστά σε μια ομάδα.
• Οι συμμετέχοντες θα είναι σε θέση να αξιολογήσουν το επίπεδο άνεσής τους σε ένα ομαδικό περιβάλλον.
• Οι συμμετέχοντες θα κατανοήσουν τη σημασία της οικοδόμησης σχέσεων με τους άλλους.
Εισαγωγή
Source:https://shorturl.at/tvPSY
Eπικοινωνία στο εικονικό περιβάλλον
Σκοπός
Σκοπός της Εισαγωγής στο θέμα της ψηφιακής επικοινωνίας είναι να αναπτυχθεί μια ολοκληρωμένη κατανόηση του τρόπου με τον οποίο τα ψηφιακά μέσα χρησιμοποιούνται για την επικοινωνία τα τελευταία χρόνια και τι είναι οι λεγόμενες ψηφιακές ανθρωπιστικές επιστήμες. Κατά τη διάρκεια αυτής της δραστηριότητας θα πραγματοποιηθεί η δημιουργία του Google Drive. Οι συμμετέχοντες θα μάθουν πώς οι ψηφιακές τεχνολογίες και οι νέοι τρόποι επικοινωνίας δημιουργούν διαφορετικούς χώρους και πολιτιστικές δυνατότητες για τον άνθρωπο. Θα μάθουν πώς λειτουργούν αποτελεσματικά τα ψηφιακά εργαλεία επικοινωνίας και πώς μπορούν να συνδέσουν όλα τα αρχεία που χρειάζονται για την ομαδική εργασία και τη ροή εργασιών.
Αριθμός συμμετεχόντων και διάρκεια
Μπορείτε να εργαστείτε με 1 έως 20 συμμετέχοντες. Εάν οι συμμετέχοντες είναι περισσότεροι, μεταξύ 30 και 50, είναι προτιμότερο να χωρίσετε την ομάδα σε μικρότερες ομάδες των 15 έως 25 ατόμων. Αυτό θα διευκολύνει την έναρξη συζητήσεων και συγκρίσεων μεταξύ των συμμετεχόντων.
Η Εισαγωγή μπορεί να διαρκέσει περίπου 2 ώρες και 30 λεπτά, ανεξάρτητα από τον αριθμό των συμμετεχόντων ή τις μεθόδους που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Η εισαγωγή χρησιμεύει ως άνοιγμα για τις έννοιες που θα παρουσιαστούν.
Περιγραφή για τους συμμετέχοντες
Μέρος 1: Έρευνα και παρουσιάσεις
(Πείτε στους συμμετέχοντες τις οδηγίες.)
“Έχετε 20 λεπτά για να αναζητήσετε επιστημονικές εργασίες ή άρθρα εφημερίδων σχετικά με τη θεματική των ψηφιακών ανθρωπιστικών επιστημών και του ψηφιακού περιβάλλοντος.
Επιλέξτε 1 ή 2 και διαβάστε τα”. (Μπορείτε να χωρίσετε τους συμμετέχοντες σε μικρότερες ομάδες ή να τους αφήσετε να εργαστούν ατομικά).
(Αφού δώσετε στους συμμετέχοντες τις οδηγίες, ετοιμάστε το Google Drive. Κρατήστε χρόνο).
(Μετά από 20 λεπτά πείτε στους συμμετέχοντες τις επόμενες οδηγίες).
“Τώρα, θα έχετε 15 λεπτά για να προετοιμάσετε μια σύντομη παρουσίαση για τα ευρήματα της έρευνάς σας, το πολύ 5 διαφάνειες. Δημιουργήστε ένα νέο αρχείο Παρουσιάσεις Google στο Google Drive. Θα έχετε 1 λεπτό για να παρουσιάσετε στους υπόλοιπους συμμετέχοντες”.
(Αφήστε τους συμμετέχοντες να παρουσιάσουν, κρατήστε χρόνο).
Μέρος 2: Θεωρία
“Στην ενότητα θα μιλήσουμε για τις ακόλουθες βασικές έννοιες:
• Επικοινωνία
• Ψηφιακό περιβάλλον εργασίας
• Διαχείριση έργων στο cloud
• Ομαδική επικοινωνία στην εργασία
Θα αναφερθούμε επίσης στις θεμελιώδεις αρχές του θέματος, όπως τα οφέλη που παράγονται από τη χρήση ψηφιακών συστημάτων για την οργάνωση της εργασίας από απόσταση.”
Προτεινόμενες μέθοδοι κατάρτισης
Ο εκπαιδευτής μπορεί να χρησιμοποιήσει τις ακόλουθες ερωτήσεις:
• Πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί η εικονική επικοινωνία για την αύξηση της συνεργασίας και της παραγωγικότητας σε ένα απομακρυσμένο εργασιακό περιβάλλον;
• Ποιες στρατηγικές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να διασφαλιστεί η αποτελεσματική επικοινωνία σε ένα εικονικό περιβάλλον;
• Πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί η εικονική επικοινωνία για τη γεφύρωση πολιτισμικών και γλωσσικών διαχωρισμών;
Μαθησιακά αποτελέσματα
• Εντοπισμός και χρήση των κατάλληλων ψηφιακών εργαλείων για διάφορες εργασίες.
• Ανάπτυξη κατανόησης της ψηφιακής ροής εργασίας και των διαδικασιών.
• Κατανόηση του τρόπου χρήσης του Google Drive για την αποθήκευση, την πρόσβαση και την κοινή χρήση αρχείων.
• Κατανόηση της οργάνωσης των αρχείων στο Google Drive.
Μελέτη περίπτωσης
Source:https://shorturl.at/jxDMO
Google Drive Ιστορία Φοιτητών
Σκοπός
Σκοπός αυτής της Μελέτης Περίπτωσης είναι να δείξει στους συμμετέχοντες τι είναι το Google Drive και πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί. Πρόκειται να τους βοηθήσει να κατανοήσουν τα βασικά, πώς δημιουργούνται, μοιράζονται, συγχρονίζονται και αποθηκεύονται τα αρχεία. Οι συμμετέχοντες θα δημιουργήσουν το δικό τους λογαριασμό στο Google Drive και θα εξασκηθούν στις διάφορες λειτουργίες που προσφέρει.
Αριθμός συμμετεχόντων και διάρκεια
Μπορείτε να εργαστείτε με 1 έως 20 συμμετέχοντες. Μπορείτε να εργαστείτε με 1 έως 20 συμμετέχοντες. Εάν το μέγεθος της ομάδας είναι πάνω από 25-30 συμμετέχοντες, η πρόταση είναι να χωριστεί η ομάδα σε μικρότερες ομάδες για ομαδικές συζητήσεις.
Αυτή η άσκηση μπορεί να διαρκέσει περίπου από 1 έως 2 ώρες, ανεξάρτητα από το μέγεθος της ομάδας και την επιλεγμένη μέθοδο κατάρτισης.
Περιγραφή για τους συμμετέχοντες
Μέρος 1: Ιστορία
(Διαβάστε τη Μελέτη περίπτωσης στους συμμετέχοντες ή ζητήστε από κάποιον να τη διαβάσει για όλη την ομάδα ή μοιράστε φυλλάδια με την περιγραφή).
“Μια φορά κι έναν καιρό, ήταν μια πολυάσχολη φοιτήτρια που ήδη δυσκολευόταν να προλάβει όλες τις εργασίες της. Αγωνιζόταν συνεχώς να βρει χρόνο για να τελειώσει τις εργασίες της και να διατηρήσει τους βαθμούς της ψηλά. Τότε ήταν που άκουσε για το Google Drive. Το Google Drive υποσχόταν να είναι η τέλεια λύση στο πρόβλημά της. Με αυτό, θα μπορούσε να αποθηκεύει όλα τα έγγραφα, τα λογιστικά φύλλα και τις παρουσιάσεις της στο cloud και να έχει πρόσβαση σε αυτά οπουδήποτε και οποτεδήποτε. Ήταν σε θέση να ανεβάζει όλα τα έγγραφά της και να τα αποθηκεύει με ευκολία. Η φοιτήτρια συνειδητοποίησε γρήγορα πόσο χρόνο εξοικονομούσε χρησιμοποιώντας το Google Drive. Ήταν σε θέση να εργάζεται σε έργα με το δικό της ρυθμό και να έχει πρόσβαση στα έγγραφά της όταν τα χρειαζόταν. Δεν χρειαζόταν πλέον να ανησυχεί για το αν θα ξεχνούσε το flash drive της ή αν θα έπρεπε να διατηρεί πολλαπλά αντίγραφα εγγράφων σε διαφορετικά μέρη. Η μαθήτρια εντυπωσιάστηκε τόσο πολύ από το Google Drive που άρχισε να μοιράζεται τις εμπειρίες της με τους φίλους της. Και αυτοί έμειναν έκπληκτοι από την ευκολία και την αξιοπιστία της υπηρεσίας και σύντομα όλοι χρησιμοποιούσαν το Google Drive. Σήμερα, το Google Drive συνεχίζει να παρέχει ένα ασφαλές και σίγουρο μέρος για την αποθήκευση όλων των εγγράφων της φοιτήτριας. Δεν θα χρειαστεί ποτέ ξανά να ανησυχεί για την απώλεια των σημαντικών αρχείων της. Το Google Drive ήταν μια ζωή”.
(Πείτε στους συμμετέχοντες να γράψουν ταυτόχρονα σε ένα ενιαίο αρχείο του Google Doc την ιστορία τους σχετικά με το προσωπικό τους επίπεδο ανόδου στην ψηφιακή εργασία και την ψηφιακή επικοινωνία με την ανακάλυψη ενός νέου προγράμματος ή ιστότοπου ή εφαρμογής και να δημιουργήσουν μια κοινή πρώτη εμπειρία διαδικτυακής κοινής γραφής).
Μέρος 2: Θεωρία
Ενημερώστε τους συμμετέχοντες για τη Μελέτη περίπτωσης του Google Drive .
Δείξτε τους τι είναι το Google Drive και πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί. Εξηγήστε τους τα βασικά, όπως ότι πρόκειται για μια υπηρεσία αποθήκευσης και συγχρονισμού αρχείων, ότι μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αρχεία από οποιαδήποτε συσκευή και ότι προσφέρει δυνατότητες συνεργασίας. Στη συνέχεια, δώστε μια επισκόπηση των διαφόρων λειτουργιών του Google Drive, όπως η δυνατότητα δημιουργίας και αποθήκευσης εγγράφων, υπολογιστικών φύλλων και παρουσιάσεων. Εξηγήστε πώς να χρησιμοποιείτε τις λειτουργίες κοινής χρήσης και σχολιασμού για να συνεργάζεστε με άλλους χρήστες. Τέλος, δώστε έναν οδηγό βήμα προς βήμα για το πώς να δημιουργείτε, να μεταφορτώνετε και να μοιράζεστε αρχεία στο Google Drive.
Παρουσιάστε πώς να δημιουργείτε φακέλους και να οργανώνετε αρχεία, καθώς και πώς να μοιράζεστε και να συνδέετε αρχεία με άλλους χρήστες. Στο τέλος της παρουσίασής σας, δώστε στην ομάδα την ευκαιρία να εξασκηθεί στη δημιουργία και την κοινή χρήση αρχείων στο Google Drive. Ζητήστε τους να χρησιμοποιήσουν τους δικούς τους λογαριασμούς και να συνεργαστούν για να δημιουργήσουν ένα κοινόχρηστο έγγραφο. Αφού όλοι νιώσουν άνετα με τη χρήση του Google Drive, ολοκληρώστε την παρουσίαση συνοψίζοντας τα βασικά σημεία και εξηγώντας πώς το Google Drive μπορεί να βοηθήσει την ομάδα να αυξήσει την παραγωγικότητα.
Προτεινόμενες μέθοδοι κατάρτισης
Ο εκπαιδευτής μπορεί να χρησιμοποιήσει τις ακόλουθες ερωτήσεις:
• Έχετε ποτέ αποκτήσει πρόσβαση σε ένα αρχείο ταυτόχρονα με έναν άλλο συνάδελφο; Για ποιο λόγο;
• Τι είδους πλατφόρμα ή λογισμικό χρησιμοποιείτε για απομακρυσμένη εργασία; Είναι λειτουργικό;
• Πώς επικοινωνείτε και δίνετε ανατροφοδότηση στα μέλη της ομάδας σας κατά τη διάρκεια της εργασίας σας;
• Φανταστείτε ότι είστε υπεύθυνος ομάδας. Πώς θα υποστηρίζατε την ομάδα σας ώστε να βελτιώσει τις δεξιότητές της στην ψηφιακή επικοινωνία και την εξ αποστάσεως εργασία;
Μαθησιακά αποτελέσματα
• Κατανόηση των βασικών στοιχείων του Google Drive και του τρόπου χρήσης της εφαρμογής.
• Προσδιορισμός των βασικών χαρακτηριστικών του Google Drive και του τρόπου αξιοποίησής τους για τη συνεργασία σε έργα.
• Γνώση των πλεονεκτημάτων και των περιορισμών της χρήσης του Google Drive για την αποθήκευση, τον διαμοιρασμό και τη συνεργασία εγγράφων.
• Δημιουργία και οργάνωση εγγράφων, υπολογιστικών φύλλων και παρουσιάσεων στο Google Drive.
• Χρήση των προηγμένων εργαλείων συνεργασίας του Google Drive για τη συνεργασία με άλλους στο ίδιο έγγραφο.
• Δημοσίευση και κοινή χρήση εγγράφων του Google Drive με ευκολία.
Ορθή πρακτική
Source:https://shorturl.at/zCFLU
Κανόνες Ψηφιακής Ροής Εργασίας
Σκοπός
Σκοπός της Ορθής Πρακτικής στην Ψηφιακή Ροή Εργασιών είναι να διασφαλιστεί ότι οι ψηφιακές διαδικασίες είναι αποτελεσματικές. Αποσκοπεί στο να διασφαλίσει ότι οι διαδικασίες είναι αυτοματοποιημένες για εξοικονόμηση χρόνου, ότι τα δεδομένα δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας για την αποφυγή απώλειας δεδομένων, ότι υπάρχει καλή επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας και ότι διασφαλίζεται η ατομική παραγωγικότητα.
Αριθμός συμμετεχόντων και διάρκεια
Μπορείτε να εργαστείτε με 1 έως 100 συμμετέχοντες. Εάν το μέγεθος της ομάδας είναι μεγαλύτερο από 25 – 30 συμμετέχοντες, η πρόταση είναι ο διαχωρισμός της ομάδας σε μικρότερες ομάδες για ομαδικές συζητήσεις.
Η άσκηση αυτή μπορεί να διαρκέσει περίπου 1 ώρα, ανεξάρτητα από το μέγεθος της ομάδας και την επιλεγμένη μέθοδο κατάρτισης.
Περιγραφή για τους συμμετέχοντες
Μέρος 1: Θεωρία
Ενημερώστε τους συμμετέχοντες για τους κανόνες της Ψηφιακής Ροής Εργασίας ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια πιο διαδραστική προσέγγιση, όπως το να χωρίσετε τους συμμετέχοντες σε μικρότερες ομάδες και να τους δώσετε ερωτήσεις για συζήτηση:
“Ποιοι νομίζετε ότι είναι οι Κανόνες Ψηφιακής Ροής Εργασίας;”
(Εάν είναι απαραίτητο, προσθέστε την απάντησή σας στο τέλος της συζήτησης).
“Σύνολο αρχών που συμβάλλουν στη διασφάλιση μιας συνεπούς και αποτελεσματικής ροής εργασίας σε ολόκληρο τον οργανισμό. Έχουν σχεδιαστεί για να διασφαλίζουν ότι όλα τα ψηφιακά στοιχεία χρησιμοποιούνται με τον αποτελεσματικότερο δυνατό τρόπο και ότι οι διαδικασίες βελτιστοποιούνται και εξορθολογίζονται.”
“Ποιος πιστεύετε ότι είναι ο στόχος των Κανόνων Ψηφιακής Ροής Εργασίας;”
“Ο στόχος των Κανόνων Ψηφιακής Ροής Εργασίας είναι η μείωση του χρόνου και του κόστους που σχετίζονται με τα ψηφιακά στοιχεία και τις διαδικασίες, βελτιώνοντας παράλληλα την ποιότητα των παρεχόμενων προϊόντων και υπηρεσιών.”
“Ποιες θα μπορούσαν να είναι οι ορθές πρακτικές για τους Κανόνες Ψηφιακής Ροής Εργασίας;”
“Οι ορθές πρακτικές για τους κανόνες ψηφιακής ροής εργασιών περιλαμβάνουν:
• τον καθορισμό σαφών στόχων για κάθε διαδικασία
• την ανάπτυξη μιας τυποποιημένης διαδικασίας για κάθε εργασία
• τον καθορισμό χρονοδιαγράμματος για κάθε εργασία και τη δημιουργία κύκλου ανατροφοδότησης για να διασφαλιστεί ότι οι εργασίες ολοκληρώνονται εγκαίρως και με ποιότητα
• τη δημιουργία ενός συστήματος για την παρακολούθηση της απόδοσης, την εφαρμογή διαδικασιών έγκρισης και την προσφορά εκπαίδευσης και υποστήριξης για να διασφαλιστεί ότι όλα τα μέρη ακολουθούν σωστά τους Κανόνες Ψηφιακής Ροής Εργασίας.
Με τη λήψη αυτών των βημάτων, οι οργανισμοί μπορούν να διασφαλίσουν ότι η Ψηφιακή Ροή Εργασίας είναι βελτιστοποιημένη, αποτελεσματική και ασφαλής”.
Μέρος 2: Διαδικασία Ψηφιακής Ροής Εργασίας που πήγε λάθος
(Διαβάστε τη Μελέτη Περίπτωσης στους συμμετέχοντες ή ζητήστε από κάποιον να τη διαβάσει για όλη την ομάδα ή μοιράστε φυλλάδια με την περιγραφή. Μπορείτε επίσης να την ηχογραφήσετε εκ των προτέρων και να την αναπαράγετε για τους συμμετέχοντες ή απλά να αφήσετε τους συμμετέχοντες να την διαβάσουν οι ίδιοι στη διαφάνεια του PowerPoint)
“Η ομάδα μάρκετινγκ μιας εταιρείας ανέλαβε να δημιουργήσει μια νέα καμπάνια ψηφιακού μάρκετινγκ για την προώθηση της κυκλοφορίας ενός νέου προϊόντος. Η ομάδα αποτελούνταν από πέντε μέλη, μεταξύ των οποίων ένας διαχειριστής έργου, ένας γραφίστας, ένας συντάκτης περιεχομένου, ένας ειδικός στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και ένας προγραμματιστής.
Ο διαχειριστής έργου δημιούργησε ένα χρονοδιάγραμμα για το έργο, το οποίο περιελάμβανε τα ακόλουθα ορόσημα:
• Δημιουργία περιεχομένου (5 ημέρες)
• Γραφικός σχεδιασμός (3 ημέρες)
• Ανάπτυξη ιστότοπου (5 ημέρες)
• Προώθηση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης (3 ημέρες)
• Έναρξη της εκστρατείας (1 ημέρα)
Η ομάδα ξεκίνησε το έργο και όλα έδειχναν να πηγαίνουν καλά. Ωστόσο, καθώς το έργο προχωρούσε, αντιμετώπισαν διάφορα ζητήματα που οδήγησαν σε καθυστερήσεις, κακή επικοινωνία και λάθη.
Πρόβλημα 1: Έλλειψη επικοινωνίας
Ο διαχειριστής του έργου υπέθεσε ότι όλοι γνώριζαν το ρόλο και τις αρμοδιότητές τους και δεν παρείχε σαφείς οδηγίες ή ανατροφοδότηση. Τα μέλη της ομάδας δεν ήταν βέβαια για το τι αναμενόταν από αυτά και δεν υπήρχε τακτική επικοινωνία ή έλεγχος.
Πρόβλημα 2: Μη ευθυγραμμισμένες προτεραιότητες
Τα μέλη της ομάδας είχαν διαφορετικές προτεραιότητες και δεν υπήρχε σαφής ευθυγράμμιση σχετικά με το τι έπρεπε να γίνει πρώτα. Ο γραφίστας και ο συντάκτης περιεχομένου περίμεναν τον προγραμματιστή να ολοκληρώσει τη δουλειά του για να μπορέσουν να προχωρήσουν, ενώ ο ειδικός στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης περίμενε τον γραφίστα να δημιουργήσει το διαφημιστικό υλικό.
Πρόβλημα 3: Απρόβλεπτα τεχνικά ζητήματα
Ο προγραμματιστής αντιμετώπισε τεχνικά ζητήματα που καθυστέρησαν τη διαδικασία ανάπτυξης του ιστότοπου, προκαλώντας καθυστέρηση σε ολόκληρο το χρονοδιάγραμμα του έργου.”
(Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να σκεφτούν τις λύσεις για τα τρία ζητήματα).
(Ολοκληρώστε λέγοντας ή παρουσιάζοντας τη λύση)
“Για την αντιμετώπιση αυτών των ζητημάτων, η ομάδα πρέπει να εφαρμόσει τους κανόνες ψηφιακής ροής εργασιών, όπως οι ακόλουθοι:
- Επικοινωνία: Καθιέρωση τακτικών ελέγχων, παροχή σαφών οδηγιών και ενθάρρυνση της ανοιχτής επικοινωνίας για να διασφαλιστεί ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα.
- Ιεράρχηση προτεραιοτήτων: Καθορίστε μια σαφή σειρά εργασιών και βεβαιωθείτε ότι όλοι κατανοούν τις προτεραιότητες. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε τις καθυστερήσεις και τη σύγχυση.
- Σχεδιασμός έκτακτης ανάγκης: Προβλέψτε πιθανά προβλήματα και διαθέστε ένα σχέδιο για την αντιμετώπισή τους. Σε αυτή την περίπτωση, η ομάδα θα μπορούσε να έχει διαθέσει επιπλέον χρόνο στο χρονοδιάγραμμα για απρόβλεπτα τεχνικά ζητήματα.
Εφαρμόζοντας αυτούς τους κανόνες ψηφιακής ροής εργασίας, η ομάδα μπορεί να βελτιώσει την παραγωγικότητα, την αποδοτικότητα και την ακρίβεια στις ψηφιακές διαδικασίες εργασίας, οδηγώντας σε μια επιτυχημένη έναρξη εκστρατείας μάρκετινγκ.”
Προτεινόμενες μέθοδοι κατάρτισης
Ο εκπαιδευτής μπορεί να χρησιμοποιήσει τις ακόλουθες ερωτήσεις:
• Ποια είναι τα βήματα που απαιτούνται για τη δημιουργία μιας ψηφιακής ροής εργασίας;
• Πώς μπορώ να διασφαλίσω ότι η ψηφιακή ροή εργασίας μου είναι ασφαλής;
• Ποιες διαδικασίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν σε μια ψηφιακή ροή εργασίας;
• Πώς μπορώ να παρακολουθώ την απόδοση της ψηφιακής ροής εργασίας μου;
• Ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές για την οργάνωση ψηφιακών ροών εργασίας;
Μαθησιακά αποτελέσματα
• Προσδιορισμός των βασικών στοιχείων μιας επιτυχημένης ψηφιακής ροής εργασίας και της σημασίας του σχεδιασμού.
• Κατανόηση της σημασίας της επικοινωνίας και της συνεργασίας στην ψηφιακή ροή εργασίας.
• Κατανόηση των πλεονεκτημάτων της αυτοματοποίησης στην ψηφιακή ροή εργασίας.
• Ανάπτυξη στρατηγικών για τη διασφάλιση της ακεραιότητας, της ασφάλειας και της ακρίβειας των δεδομένων κατά την εργασία με ψηφιακή ροή εργασίας.
• Εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών για τη διαχείριση της ψηφιακής ροής εργασίας και τη συνεχή βελτίωση.
• Χρήση εργαλείων για τη βελτιστοποίηση των διαδικασιών ψηφιακής ροής εργασίας.
Συνέντευξη
Source:https://shorturl.at/AJPZ5
Clea Zurlo, Διευθύντρια Επικοινωνίας @ Regione Molise, Ιταλία
Σκοπός
Σκοπός είναι να παρουσιαστούν οι εμπειρίες, οι προκλήσεις και οι συστάσεις ενός πραγματικού ατόμου που συνδέονται με την επικοινωνία σε ένα εικονικό περιβάλλον.
Αριθμός συμμετεχόντων και διάρκεια
Μπορείτε να εργαστείτε με 1 έως 40 συμμετέχοντες. Εάν το μέγεθος της ομάδας είναι μεγαλύτερο από 25 – 30 συμμετέχοντες, η πρόταση είναι ο διαχωρισμός της ομάδας σε μικρότερες ομάδες για ομαδικές συζητήσεις.
Η άσκηση αυτή μπορεί να διαρκέσει περίπου 30 λεπτά.
Περιγραφή για τους συμμετέχοντες
“Η απομακρυσμένη εργασία γίνεται όλο και πιο δημοφιλής τα τελευταία χρόνια και έχει γίνει ένας πολύ καλός τρόπος για να αυξηθεί τόσο η παραγωγικότητα όσο και η ικανοποίηση των εργαζομένων. Θα συζητήσουμε τα οφέλη και τις προκλήσεις που σχετίζονται με την εξ αποστάσεως εργασία και πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ενός θετικού εργασιακού περιβάλλοντος. Θα μιλήσουμε επίσης για τις στρατηγικές που διασφαλίζουν την επιτυχία της απομακρυσμένης εργασίας και τον τρόπο αποτελεσματικής διαχείρισης των απομακρυσμένων εργαζομένων.
Θα μελετήσουμε μια συνέντευξη με την Clea Zurlo, Διευθύντρια Επικοινωνίας @ Regione Molise, Ιταλία, η οποία ήταν πρόθυμη να μοιραστεί την εμπειρία της με την καθοδήγηση ανθρώπων από απόσταση. Θα είναι μια ευκαιρία για εσάς να μοιραστείτε την εμπειρία και τις γνώσεις σας σχετικά με την εργασία εξ αποστάσεως, ως μάνατζερ ή ως εργαζόμενος”.
Χωρίστε τους συμμετέχοντες σε μικρότερες ομάδες (περίπου 4 συμμετέχοντες σε 1 ομάδα). Ζητήστε τους να ξαναδούν τη συνέντευξη και να συζητήσουν τις διάφορες ερωτήσεις από τη δική τους οπτική γωνία – αν δεν ηγούνται ομάδας, ζητήστε τους να συζητήσουν πώς οι μάνατζέρ τους κατάφεραν να χειριστούν τις διάφορες καταστάσεις).
Προτεινόμενες μέθοδοι κατάρτισης
Ο εκπαιδευτής μπορεί να χρησιμοποιήσει τις ακόλουθες ερωτήσεις:
• Πώς διασφαλίζει ένας μάνατζερ την αποτελεσματική ψηφιακή επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας;
• Ποιες τακτικές χρησιμοποιούν οι μάνατζερ για να παρακινήσουν την ομάδα σας και να ενθαρρύνουν τη συνεργασία;
• Πώς χειρίζονται τις συγκρούσεις μεταξύ των μελών της ομάδας;
• Ποιες στρατηγικές χρησιμοποιούν οι μάνατζερ για τη μέτρηση της απόδοσης της ομάδας;
• Πώς διασφαλίζει ο μάνατζερ ότι κάθε μέλος της ομάδας παίζει τον κατάλληλο ρόλο και εργάζεται στο μέγιστο των δυνατοτήτων του;
Μαθησιακά αποτελέσματα
• Κατανόηση της σημασίας της αποτελεσματικής επικοινωνίας για την οργανωτική επιτυχία.
• Προσδιορισμός των βασικών στρατηγικών επικοινωνίας που χρησιμοποιούνται για την επίτευξη των οργανωτικών στόχων.
• Ανάπτυξη αποτελεσματικών σχεδίων επικοινωνίας και μετρήσεων για τη μέτρηση της επιτυχίας.
• Προσδιορισμός και ανάλυση διαφορετικών καναλιών και τεχνικών επικοινωνίας.
• Κατανόηση των βασικών αρχών της διαχείρισης πελατειακών σχέσεων και του τρόπου οικοδόμησης σχέσεων με την ομάδα.
• Ανάπτυξη κατανόησης του τρόπου χρήσης των ψηφιακών μέσων για την υποστήριξη των στρατηγικών επικοινωνίας.
Δραστηριότητα
Source:https://shorturl.at/osDI3
Συγκεντρωτικός Πίνακας (Pivot table), Υπολογιστικά φύλλα Google
Σκοπός
Σκοπός αυτής της δραστηριότητας είναι να βοηθήσει τους συμμετέχοντες να δημιουργήσουν λογαριασμό στο Google Drive, να δημιουργήσουν φακέλους και να εξερευνήσουν τις δυνατότητες που παρέχουν τα Υπολογιστικά φύλλα Google (excel).
Αριθμός συμμετεχόντων και διάρκεια
Μπορείτε να εργαστείτε με 1 έως 100 συμμετέχοντες. Εάν το μέγεθος της ομάδας είναι μεγαλύτερο από 25 – 30 συμμετέχοντες, η πρόταση είναι ο διαχωρισμός της ομάδας σε μικρότερες ομάδες για ομαδικές συζητήσεις.
Αυτή η άσκηση μπορεί να διαρκέσει περίπου 1 ώρα και 30 λεπτά, ανεξάρτητα από το μέγεθος της ομάδας και την επιλεγμένη μέθοδο κατάρτισης.
Περιγραφή για τους συμμετέχοντες
“Θα προχωρήσουμε βήμα προς βήμα στη δημιουργία ενός λογαριασμού Google Drive, στη δημιουργία νέων φακέλων σε αυτόν και, τέλος, στη δημιουργία ενός αρχείου Φύλλου Google. Και εκεί, θα μάθουμε πώς να δουλεύουμε με τους συγκεντρωτικούς πίνακες (Pivot tables)”.
(Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να μελετήσουν τη Δραστηριότητα .
(Αν υπάρχουν συμμετέχοντες που έχουν ήδη λογαριασμό στο Google Drive, μπορείτε να τους ζητήσετε να βοηθήσουν όσους δεν τον έχουν).
Στη συνέχεια, ζητήστε από τους συμμετέχοντες να δημιουργήσουν έναν φάκελο με το όνομα Work4Future. Μόλις μπουν στο φάκελο, ζητήστε τους να ανοίξουν ένα αρχείο Φύλλου Google).
(Δώστε τους αρκετό χρόνο, περίπου 15 λεπτά).
(Στη συνέχεια, ενημερώστε τους για τα πλεονεκτήματα των συγκεντρωτικών πινάκων (Pivot tables).
“Ένας συγκεντρωτικός πίνακας είναι ένα ισχυρό εργαλείο του Excel που σας επιτρέπει να συνοψίζετε και να αναλύετε μεγάλες ποσότητες δεδομένων γρήγορα και εύκολα. Ουσιαστικά, ένας συγκεντρωτικός πίνακας είναι μια δυναμική συνοπτική έκθεση που μπορεί να δημιουργηθεί από οποιοδήποτε σύνολο δεδομένων με επισημασμένες στήλες και γραμμές. Ο συγκεντρωτικός πίνακας χρησιμοποιείται για τη συγκέντρωση και την εμφάνιση δεδομένων με τρόπο που διευκολύνει την ανάλυση τάσεων, μοτίβων και σχέσεων”.
“Για να δημιουργήσετε έναν συγκεντρωτικό πίνακα, πρέπει πρώτα να έχετε ένα σύνολο δεδομένων που να έχει επισημειωμένες στήλες και γραμμές. Αυτό το σύνολο δεδομένων μπορεί να είναι ένας πίνακας ή μια σειρά κελιών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel.
(Ζητήστε από τους συμμετέχοντες να συμπληρώσουν το excel τους με δεδομένα από τη Eurostat. Δώστε τους αρκετό χρόνο. Προκαλέστε τους να βοηθήσουν ο ένας τον άλλον).
“Μόλις έχετε το σύνολο δεδομένων σας, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιστροφής επιλέγοντας οποιοδήποτε κελί μέσα στο σύνολο δεδομένων και κάνοντας κλικ στο κουμπί “Συγκεντρωτικός Πίνακας” (PivotTable) στην καρτέλα “Εισαγωγή” του Excel”.
“Αφού δημιουργήσετε το συγκεντρωτικό πίνακα, μπορείτε να αρχίσετε να τον προσαρμόζετε σύροντας και αποθέτοντας πεδία από το σύνολο δεδομένων σας στις περιοχές “Γραμμές”, “Στήλες” και “Τιμές” της λίστας πεδίων του συγκεντρωτικού πίνακα. Η περιοχή “Γραμμές” σάς επιτρέπει να ομαδοποιείτε και να οργανώνετε τα δεδομένα ανά μία ή περισσότερες στήλες, ενώ η περιοχή “Στήλες” σάς επιτρέπει να δημιουργείτε επιμέρους αθροίσματα και ομαδοποιήσεις ανά στήλες. Η περιοχή “Τιμές” σας επιτρέπει να εκτελείτε υπολογισμούς στα δεδομένα, όπως άθροισμα, μέτρηση, μέσος όρος και άλλα”.
“Αφού ρυθμίσετε το συγκεντρωτικό πίνακα, μπορείτε εύκολα να αναλύσετε και να εξερευνήσετε τα δεδομένα χρησιμοποιώντας διάφορες λειτουργίες του συγκεντρωτικού πίνακα, όπως ταξινόμηση, φιλτράρισμα και διάνοιξη για να δείτε πιο λεπτομερή δεδομένα.
(Αφήστε τους συμμετέχοντες να εξερευνήσουν μόνοι τους τους συγκεντρωτικούς πίνακες, ενθαρρύνετέ τους να κάνουν ερωτήσεις).
(Συνοψίστε)
“Ο συγκεντρωτικός πίνακας είναι ένα ισχυρό εργαλείο του Excel που σας επιτρέπει να συνοψίζετε και να αναλύετε μεγάλες ποσότητες δεδομένων γρήγορα και εύκολα. Μπορεί να προσαρμοστεί ώστε να ανταποκρίνεται στις συγκεκριμένες ανάγκες σας για ανάλυση και παρέχει μια δυναμική συνοπτική έκθεση που μπορεί να ενημερώνεται καθώς τα δεδομένα σας αλλάζουν.Με τη δυνατότητα ανάλυσης και διερεύνησης δεδομένων γρήγορα και εύκολα, ο συγκεντρωτικός πίνακας είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για όποιον χρειάζεται να αναλύει δεδομένα στην εργασία του”.
Κάθε συμμετέχων θα πρέπει ξεχωριστά:
• Να δημιουργήσει και να συνδεθεί σε έναν λογαριασμό Google Drive
• Να δημιουργήσει έναν φάκελο στο Google Drive και να τον ονομάσει Work4Future
• Να δημιουργήσει ένα αρχείο φύλλου Google
• Να συμπληρώσει το excel με δεδομένα από τη Eurostat
• Να δημιουργήσει ένα συγκεντρωτικό πίνακα (pivot table)
Προτεινόμενες μέθοδοι κατάρτισης
• ο εκπαιδευτής μπορεί να χρησιμοποιήσει τις ακόλουθες ερωτήσεις για να καταλάβει αν η δραστηριότητα έχει επιτύχει τα μαθησιακά αποτελέσματα:
• Πώς οργανώνω τα αρχεία μου στο Google Drive;
• Πώς μπορώ να μοιραστώ ένα αρχείο με κάποιον στο Google Drive;
• Υπάρχει όριο στον όγκο των δεδομένων που μπορώ να αποθηκεύσω στο Google Drive;
• Πώς μπορώ να έχω πρόσβαση σε αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο Google Drive από την κινητή μου συσκευή;
• Μπορώ να έχω πρόσβαση στο Google Drive από οποιονδήποτε υπολογιστή;
Μαθησιακά αποτελέσματα
• Οι συμμετέχοντες θα μπορούν να δημιουργήσουν και να συνδεθούν σε έναν λογαριασμό Google Drive.
• Οι συμμετέχοντες θα μπορούν να ανεβάζουν και να κατεβάζουν αρχεία από το Google Drive.
• Οι συμμετέχοντες θα είναι σε θέση να μοιράζονται και να συνεργάζονται σε αρχεία με άλλους στο Google Drive.
• Οι συμμετέχοντες θα είναι σε θέση να δημιουργούν και να οργανώνουν φακέλους στο Google Drive.
Οι συμμετέχοντες θα είναι σε θέση να δημιουργούν και να εργάζονται στα Υπολογιστικά Φύλλα Google.
Αξιολόγηση
Source:https://shorturl.at/moAL4
Σκοπός
Σκοπός της αξιολόγησης είναι να ληφθεί ανατροφοδότηση σχετικά με το πώς οι συμμετέχοντες μπόρεσαν να κατανοήσουν τα βασικά στοιχεία του θέματος Επικοινωνία σε εικονικό περιβάλλον και πόσο καλά είναι σε θέση να χρησιμοποιήσουν τις αποκτηθείσες δεξιότητες στην πράξη. Θα προετοιμάσουν τα δικά τους ερωτηματολόγια αξιολόγησης, όπου θα πρέπει να σκεφτούν το θέμα και να διατυπώσουν σχετικές ερωτήσεις. Επίσης, θα πρέπει να βρουν τις σωστές απαντήσεις στις ερωτήσεις που θα θέσουν σχετικά με το θέμα οι άλλοι συμμετέχοντες. Η άσκηση αυτή ελέγχει όχι μόνο τις γνώσεις που αποκτήθηκαν αλλά και τις πρακτικές δεξιότητες καθώς και την ικανότητα ευέλικτης επίλυσης προβλημάτων.
Αριθμός συμμετεχόντων και διάρκεια
Μπορείτε να εργαστείτε με 1 έως 30 συμμετέχοντες Εάν το μέγεθος της ομάδας είναι μεγαλύτερο από 25 – 30 συμμετέχοντες, η πρόταση είναι ο διαχωρισμός της ομάδας σε μικρότερες ομάδες για ομαδικές συζητήσεις.
Αυτή η αξιολόγηση μπορεί να διαρκέσει περίπου 60 λεπτά, ανεξάρτητα από το μέγεθος της ομάδας και την επιλεγμένη μέθοδο κατάρτισης.
Περιγραφή για τους συμμετέχοντες
“Θα δημιουργήσετε ένα ερωτηματολόγιο με Φόρμα Google για να αξιολογήσετε και να εκτιμήσετε το επίπεδο μάθησης σχετικά με την Επικοινωνία στο εικονικό περιβάλλον.”
(Στη συνέχεια, εξηγήστε στους συμμετέχοντες πώς να δημιουργούν Φόρμες Google από τη αρχή, δείξτε τους πώς να εισάγουν νέες ερωτήσεις, πώς να αλλάζουν τον τύπο της ερώτησης και πώς να αλλάζουν τη διάταξη. Επίσης, δείξτε τους πώς να στέλνουν ερωτηματολόγια και να αναλύουν τα αποτελέσματα).
“Τώρα, έχετε 15 λεπτά για να δημιουργήσετε ένα σύντομο ερωτηματολόγιο με όχι περισσότερες από 8 ερωτήσεις σχετικά με τα θέματα που συζητήθηκαν. Στόχος του ερωτηματολογίου είναι να παρακολουθήσετε πώς οι υπόλοιποι συμμετέχοντες ήταν σε θέση να αποκτήσουν βασικές γνώσεις και δεξιότητες σχετικά με το θέμα Επικοινωνία στο εικονικό περιβάλλον. Οι ερωτήσεις θα πρέπει να είναι τουλάχιστον δύο διαφορετικών τύπων κλίμακας”.
(Διαχωρίστε τους συμμετέχοντες σε ζευγάρια (ομάδες των 2 ατόμων) και ζητήστε τους να στείλουν τα ερωτηματολόγια ο ένας στον άλλον, είτε μέσω συνδέσμου είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να τα συμπληρώσουν και στη συνέχεια να ελέγξουν τα αποτελέσματα. Δώστε στους συμμετέχοντες περίπου 10 λεπτά για το σκοπό αυτό. Μετά από αυτό, ζητήστε τους να μοιραστούν τυχόν ερωτήσεις προβληματισμού, να συζητήσουν τις σωστές απαντήσεις).
Προτεινόμενες μέθοδοι κατάρτισης
Ο εκπαιδευτής μπορεί να χρησιμοποιήσει τις ακόλουθες ερωτήσεις:
• Ο εκπαιδευτής μπορεί να χρησιμοποιήσει τις ακόλουθες ερωτήσεις:
• Ποια ήταν η μεγαλύτερη πρόκληση σε αυτή τη δραστηριότητα;
• Ποιες ήταν οι πιο δύσκολες ερωτήσεις για εσάς;
• Πού μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ερωτηματολόγιο της Φόρμας Google στη δουλειά σας;
Μαθησιακά αποτελέσματα
• Αύξηση της κατανόησης των τεχνικών αποτελεσματικής επικοινωνίας σε ένα εικονικό περιβάλλον.
• Ανάπτυξη της ικανότητας ανταπόκρισης στην ανατροφοδότηση και την κριτική σε ένα εικονικό περιβάλλον.
• Αύξηση της κατανόησης των εργαλείων συνεργασίας στην εικονική επικοινωνία.
Πρόσθετες πηγές
Υπολογιστικά φύλλα Google για αρχάριους
https://www.youtube.com/watch?v=FIkZ1sPmKNw&ab_channel=RailswareProductAcademy
Τι είναι η Ροή Εργασίας (σειρά από 3 μίνι βίντεο)
https://www.youtube.com/watch?v=BT3blY-o42I&ab_channel=Asana
Εγκατάσταση της Επέκτασης Google Chrome
https://www.youtube.com/watch?v=kz3BfGrzF-w&ab_channel=dottotech
Αυτόματη Μετάβαση στις Παρουσιάσεις Google
https://www.youtube.com/watch?v=03xRJsM8bT4&ab_channel=StephenKwiecinski
Σεμινάριο για τις Φόρμες Google
https://www.youtube.com/watch?v=I4T-FGZo7zo&ab_channel=KevinStratvert
